前回はほうれんそうの報告編を書きました。今回は連絡編です。
報告と関連したものに連絡があります。共通するのは、相手に対する情報の提供ですが、報告が「価値ある情報を伝える」という、ある意味、付加価値の高いイメージがあるのに対し、「連絡」には事務的なイメージがあります。
報告も連絡も、「自分都合で行ったのでは意味がない」という点では共通しています。一方いつ報告や連絡をするかを考えたとき、報告は「もっとも効果的なタイミングを見極める」必要があるのに対し、連絡は「早ければ早いほどいい」という違いがあります。
さて、連絡には事務的なイメージがあると述べましたが、事務的だから軽視していいという意味ではありません。むしろ事務的だからこそ、内容が誤って伝わったり、連絡がもれたりした場合の影響は大きいととらえなくてはなりません。
報告は、ある意図をもってあえて行わない――という判断もありえますが、連絡は、必ず行わなければならないのです。当然連絡が行くべき人に対して連絡がもれた場合、「悪意があった」ととられるおそれさえあるのです。「連絡しなくてもいいだろう」などと勝手に判断することは非常に危険であることを忘れないでください。
とはいえ、人間誰しも、うっかり……ということはあります。そんなミスを防ぐための方法は２つあります。
１つは、連絡すべきことがあった場合、「すぐに」連絡するということ。「あとで落ち着いて連絡しよう」などという考え方が「ついうっかり」を招くのです。いまは携帯電話やメールを使い、いつでもどこででも連絡をすることができます。「その場ですぐに連絡する」クセをつけてください。
もう1つは「連絡シート」を作ること。「連絡する内容」「連絡すべき相手」「期限」「連絡方法」と、「連絡した日時」を、一覧表にまとめておき、毎日必ずチェックしてください。すぐに連絡しようとしても相手がなかなかつかまらず、そのうちに忘れてしまった……といった事態を防げます。
また、「連絡した」「聞いていない」といったトラブルが起きた際にも役に立ちます。
習慣にしてしまうと意外にできるもの。トライしてみてください。
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