ほうれんそうは、報告、連絡、相談のことだということは、ビジネスパーソンなら皆さん知っていることです。どんな職種でもほうれんそうは重要です。お客様と直接接している、すなわち会社の代表としての窓口を担っている営業部門のほうれんそうももちろん重要です。ここでは当たり前と思っている営業部門のほうれんそうについてもう一度振り返ってみましょう。
今回は報告編です。
あなたがどんなに役に立つ情報を入手したとしても、それをあなたが一人で抱え込んでいたのでは意味をなさないので、上司や仲間に報告し、共有化することが大切です。しかし、報告の仕方の良し悪しで、生かされるべき情報も生かされなくなってしまいます。そして考えておくべきことは、報告は上司、同僚に対してだけではないということです。ときには取引先あるいはお客様に対しての場合もあります。その効果は信頼関係の醸成に、直結することを意識して下さい。
良くない報告の仕方とは、自分都合での報告です。これは内容にしてもタイミングにしても言えます。自分に都合の悪いことは報告しない、自分が大切だと思うことしか報告しない、自分が気が向いた時にだけ報告する……自分では意識していなくても、受け取る側から見たらこんな報告が実際にはあふれているのです。
では、役に立つ報告の仕方とはどんなものなのでしょうか。
第一に、相手が必要とする内容であること。良い話であるか、悪い話であるかは問いません。あなたの価値観ではなく、相手の立場で必要な情報であることが大切です。相手の関心のポイントをおさえておくことも必要でしょう。ポイントがずれた報告は相手の関心を呼ばないだけでなく、「ものごとがわかっていない」といった具合に、あなたの状況理解力についてマイナス評価となってしまいかねません。
そして、報告のタイミングも重要です。「報告」は、それに基づいて何らかの判断やアクションを行うために必要なもの。それらに間に合わない報告では何の意味もありません。それどころか、「どうしてもっと早く言わないんだ」と、これまたマイナス評価につながる危惧があります。
このように「報告」は実は一方方向のコミュニケーションではなく、双方向のコミュニケーションととることもできます。つまり、上手に利用すれば相手を知る手段ともなります。ある報告を行ったときに相手がどのように反応したか、報告の仕方を変えたときに相手の反応はどう変化したかを見ることで、相手がいま何を考えているのかを知る手がかりとすることができるのです。
報告は、ただの「連絡」ではありません。しっかりと使いこなしてください。
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